Aktenschrank sorgt für Ordnung

Ein Aktenschrank ganz individuell nach Bedarf

Sie kennen es schon aus dem Privatleben. Es gibt viele wichtige Unterlagen, welche Sie aufheben müssen. Egal ob es sich um einen Einkaufsbeleg für eine Garantie, die Jahresabrechnung des Stromanbieters oder um die Unterlagen für die Steuererklärung handelt, alles muss gut und sicher verwahrt werden und sollte im Idealfall auch schnell wieder gefunden werden.

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Aktenschränke im modernen Büro – braucht man das im Computerzeitalter noch?

Mitte der 1990ger Jahre wurde das papierlose Büro angekündigt. Dank der Computer sollten die Papierberge der Geschäftsleute verschwinden und die Büros entlastet werden, indem gewissermaßen virtuelle Aktenschränke und -ordner in den PCs geschaffen wurden. Sicherlich stellte diese Errungenschaft eine Erleichterung und Vereinfachung verschiedener Arbeitsabläufe im Büro dar. Aber in der Realität funktioniert das alles leider nicht immer, denn die Rechner fallen nach wie vor regelmäßig aus, etwa bei Software-Problemen oder Virenbefall. Damit in solchen Fällen keine wichtigen Akten und Daten verloren gehen, muss zur Sicherheit alles ausgedruckt und abgeheftet werden, damit man im Notfall darauf zugreifen kann. Dazu kommt, dass einige Belege nur im Original anerkannt werden, wie z. B. Kontoauszüge.

Aktenschränke bieten viel Stauraum und sorgen für Ordnung

Aktenschränke haben in Büros eine zentrale Funktion
Foto: kjhmicro/pixabay

Belege dieser Art fallen in jeder Firma reichlich an. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Unternehmen stellt Pralinen her. Der Angestellte in der Produktion bemerkt, dass der Zucker zur Neige geht. Daher schreibt er eine Aufforderung an den Kollegen im Einkauf. Dieser bestellt neuen Zucker. Die Bestellung kommt zu der Aufforderung und wird kurz darauf von der Bestellbestätigung erweitert. Wird der Zucker geliefert, kommt ein Lieferschein dazu, gefolgt von der Rechnung. Und dies ist nur ein Vorgang von ganz vielen Vorgängen, die täglich ausgeführt werden. Ähnlich sieht es beim Verkauf oder bei der Lohnbuchhaltung aus.

DIN A4 Ordner schlucken viel Platz im Aktenschrank

Aktenschränke sind eine wichtige Hilfe für die Strukturierung des Büroalltags
Foto: Ilse Dunkel (ille) / pixelio.de

Die Wahl des richtigen Aktenschranks

Die Auswahl an Aktenschränken ist riesig. Wie finden Sie den richtigen Aktenschrank? Am besten gehen Sie so vor, dass Sie sich nach der Art und Menge der Belege richten. Oft sind die Personalakten der Angestellten eher dünne Akten. Dafür bietet sich beispielsweise ein Aktenschrank mit Hängeregister an. So hat jeder Mitarbeiter seine eigene Akte. Diese Aktenschränke sind sehr übersichtlich und nehmen nicht viel Platz in Anspruch. Will man die Mitarbeiterakten zusätzlich sichern, schafft man sich idealerweise einen abschließbaren Aktenschrank an.

Oft werden im Büro aber eher große DINA4-Aktenordner benötigt. Dafür empfiehlt sich ein großformatiger Aktenschrank. Diesen können Sie ganz nach Wunsch und passend zur Büroeinrichtung zusammen mit einem Verkaufsberater hinsichtlich Größe, Gestaltung, Material und Aussehen vor dem Kauf planen. Es gibt Aktenschränke sowohl mit Klapptüren, Schubkästen als auch mit Rollos, ähnlich einer Garage mit Rolltor. Wichtige Akten bringen Sie am besten in einem feuerfesten und abschließbaren Aktenschrank unter.

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